Registro y control de inventarios

Existen diversos métodos para el control de inventarios, los cuales varían de acuerdo con las características y necesidades de cada empresa. No obstante, todos se asemejan en que están orientados a la obtención de utilidades.

En términos contables el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semi-terminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha determinada.

El control de inventario permite, entre otros fines, llevar el registro de las existencias de la compañía. Así, en base a dichos datos pueden tomarse decisiones, por ejemplo, para que la firma mantengan en lo posible el menor stock inmovilizado, lo cual implica un coste de almacenamiento.

La realidad es que con un eficiente control y manejo de mercancías se evitan desperdicios, se identifican oportunidades, se conocen los costes de producción y se fijan precios competitivos. Como sabes, administrar inventarios es un trabajo que absorbe todo el día y puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza, por la cantidad de información y cruce de datos que implica, por si fuera poco, los errores en la gestión de stock se pagan caro, cualquier omisión o equivocación puede impactar tus finanzas y tu servicio al cliente, al elevar el costo de tu inventario, generar una gran cantidad de mercancía caduca, o bien, hacerte víctima del robo hormiga. 

Entonces, ¿cómo controlar eficientemente tu inventario? fácil. no existen recetas mágicas; sin embargo, a continuación te mostramos algunas técnicas y métodos básicos para llevar un eficiente control de tus inventarios. Conócelos y aplica aquellos que se adecúen a tus objetivos y necesidades.

1. Método ABC

Este método de valuación consiste en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor que representan. Usualmente, se utilizan 3 categorías:

• Artículos clase A. Suelen ser alrededor de un 20% del total del inventario; sin embargo, su valor llega a ser hasta el 80% del mismo. Tienden a tener una baja frecuencia de ventas.
• Artículos clase B. Representan el 40% del total de los artículos y rondan el 15% del valor total del mismo. Suelen contar con una frecuencia de ventas moderada.
• Artículos clase C. Son el 40% restante de los artículos. Representan el inventario menos costoso, con cerca de un 5% de su valor, y suelen contar con una alta frecuencia de ventas.

Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes merecen mayor o menor atención; el inventario con mayor impacto financiero requerirá los mayores esfuerzos en su gestión Recuerda que los porcentajes del método ABC son únicamente una guía y pueden variar según las características de tu empresa.

2. Método PEPS (Primeras entradas primeras salidas)

El método PEPS, también conocido como FIFO por sus siglas en inglés, consiste en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Así se evita, por ejemplo, que productos perecederos caduquen, ya que tendrán un movimiento constante y oportuno.

3. Método EOQ (Cantidad Económica de Pedido)

Es una técnica que busca determinar el monto de pedido que reduzca en mayor medida los costos de inventario y está caracterizado por estar basado en 3 supuestos clave:Que la demanda es constante y conocida a priori.

a) Que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.

b) Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que los inventarios se agotan.

c) ¿Cómo funciona? Consiste en realizar el pedido de la Cantidad Económica de Pedido (CEP), justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado.